En esta sección se presentan algunas características de e-Gest mediante capturas de pantalla y breves descripciones. Recuerde que la apariencia de la interfaz se puede personalizar completamente con los colores corporativos, de manera que el aspecto final de la aplicación refleje la imagen de cada empresa.
Las capturas de pantalla se han obtenido de la versión 1.5.2009 (Catalán).

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1. Alta cliente / Contacto

A través de la ficha, se rellena el formulario con los datos de contacto. Dichos datos serán utilizados por la aplicación a la hora de generar la documentación deseada por el usuario final. Algunos campos pueden dejarse en blanco si el contacto no facilita ciertos datos. El marco “Funciones principales” presenta unos botones siempre visibles en todas las fichas que permiten agregar nuevas fichas, eliminar una ficha existente y guardar los cambios.

Se pueden incluir datos relacionados con la forma de pago del cliente, así como información de la cuenta corriente donde se podrán domiciliar los recibos, vencimientos y notas adicionales. La lista en la parte derecha del formulario permite recuperar facilmente datos de un contacto: es tan sencillo como hacer clic en cualquier elemento de la lista (ordenada alfabeticamente por nombre de empresa) e inmediatamente se visualizarán todos los datos disponibles, listos para ser editados.

Además, desde este formulario se accede a las plantillas para imprimir sobres con y sin ventanilla, totalmente personalizables con logotipos y datos de la empresa.

Al hacer clic en el botón “Nueva entrada” la aplicación pasa de forma automática los datos de cliente que se está visualizando en panralla, evitando al usuario tener que teclearlos manualmente o buscarl0s en otras ventanas. El número de entrada y la fecha también se generan automáticamente, para simplificar el proceso y evitar duplicaciones.

El módulo “Entradas” permite generar recibos o facturas con un máximo de 10 conceptos por página. Los conceptos de cada artículo permiten texto en múltiples líneas.

La misma ficha que se ha creado para generar un presupuesto, puede convertirse fácilmente en una factura: se indica el último número disponible en la base de datos y el programa calculará el número consecutivo, grabando el efecto. Antes de grabarse, se pide al usuario que confirme el número generado con un mensaje.

Se puede establecer el IVA aplicable a la factura, que en ningún caso se podrá aplicar de forma individual a los productos, sino a toda la entrada. De la misma forma se puede establecer un descuento aplicable al importe total de la entrada, mediante indicar el importe exacto o un porcentaje sobre la base.

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3. Gestión de productos
Desde la versión 1.4.x se permite la gestión simple de un inventario de producto. Dicha opción permite incluir de forma rápida productos que se emplean con frecuencia para evitar tener que introducirlos manualmente.

La ventana permite indicar un nombre para el producto, una referencia y hasta 3 precios diferentes, aunque la aplicación siempre asociará el producto con el primer precio que se establezca. Para incluirlo en una linea de cualquier entrada, es suficiente seleccionarlo de la lista y hacer doble clic en la linea donde se desea incluir.

Tras añadir cualquier producto disponible en el inventario, se puede determinar manualmente la cantidad.

Las plantillas permiten visualizar los documentos completos con los datos de todas las entradas para poder imprimirse en papel o en PDF. En el paquete básico se ponen a disposición 3 plantillas completamente personalizadas para la impresión de:

• recibos
• facturas
• presupuestos

Tras haber creado la entrada, hacer clic en el botón correspondiente a la plantilla deseada para visualizar el documento en Microsoft Word (tiene que estar correctamente instalado). Mediante el navegador interno, se pueden visualizar todas las entradas disponibles en la base de datos para su impresión en papel o en formato digital.

Las plantillas pueden ser modificadas por el usuario final o incluso reemplazadas completamente por otros modelos creados por otros. Se puede incrustar el logotipo de la empresa, los datos fiscales y cualquier otra información necesaria.

En la página del producto de nuestra web bajo el apartado “Plantillas”,  hay un acceso directo a recursos gratuitos que se pueden descargar para su uso con e-Gest. Además los usuarios pueden crear una cuenta y compartir con los demás sus propias creaciones.

La aplicación permite examinar informes de venta para conocer el importe exacto de las ganancias, a nivel anual o mensual. En él se separan los importes indicados como entradas y aquellos utilizados para presupuestos, pero no contabilizados como ingresos: ambas opciones se pueden establecer en cada entrada mediante seleccionar las casillas correspondientes.

En la parte inferior del formulario “Entradas” aparecen todos los accesos directos a los informes de venta: un simple clic es necesario para visualizarlos e imprimirlos.

Los usuarios que dispongan de una licencia de Microsoft Access y conocimientos del lenguaje de programación Visual Basic podrán personalizar cualquier sección de esta aplicación.

Los que no dispongan de estos elementos, podrán igualmente disfrutar de todas sus funciones disponibles mediante el visor gratuito de archivos MDB incluido en el programa de instalación.
Aún así, todas las plantillas se podrán personalizar disponiendo de unos conocimientos básicos de ofimática.